Eine Bewerbung per E-Mail ist für viele Unternehmen inzwischen das Mittel der Wahl. Und auch viele Bewerber bevorzugen diese Art, ihre Bewerbungsunterlagen zu übermitteln, wenn die Entscheidung darüber bei ihnen liegt. Allerdings birgt die Bewerbung per E-Mail auch einige Risiken. Denn nur, wer nicht nur inhaltlich, sondern auch formal alles richtig macht, hat gute Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Inhaltsübersicht:
Bewerbung per E-Mail: Was dabei wichtig ist
Noch vor einigen Jahrzehnten war für Bewerber klar, wie sie ihre Bewerbung an einen möglichen Arbeitgeber übermitteln: natürlich per Post. Oder, indem sie ihre Unterlagen persönlich einreichen. Heute ist die gedruckte Bewerbung in vielen Bereichen eine aussterbende Spezies. Geschätzt wird sie, wenn überhaupt, noch am ehesten von kleinen Betrieben. Große Unternehmen wünschen in vielen Fällen eine Bewerbung per E-Mail oder aber über ein spezielles Online-Bewerbungsformular.
Auch für Bewerber hat die Bewerbung per Mail Vorteile. Sie sparen Kosten für das Porto, müssen keine Bewerbungsmappe kaufen und sich keine Sorgen um Knicke und Flecken auf ihren Unterlagen machen. Außerdem können die Bewerbungsunterlagen schnell verschickt werden – auch noch kurz vor dem Ende der Bewerbungsfrist, wenn ein Brief schon nicht mehr rechtzeitig käme.
Ein eindeutiger Betreff und die maximale Dateigröße
Bei einer Bewerbung per Mail sollten Bewerber jedoch unbedingt genauso sorgfältig vorgehen wie es auch bei einer gedruckten Bewerbung der Fall wäre. Wer hier nachlässig ist und seine Bewerbung übereilt verschickt, kann seine Chancen auf die freie Stelle schmälern. Das betrifft einerseits die fehlerfreie und inhaltlich überzeugende Bewerbung an sich.
Auch die Art und Weise, in der die Bewerbung versendet wird, spielt eine wichtige Rolle. Die einzelnen Bewerbungsunterlagen werden vor dem E-Mail-Versand in einer einzigen PDF-Datei gebündelt. Diese Datei sollte nicht größer als 5 MB sein. Viele Unternehmen machen zur maximalen Größe eigene Angaben. Daran sollten sich Bewerber halten. Die Datei benötigt außerdem einen eindeutigen Namen, damit sie richtig zugeordnet werden kann. Geeignet ist etwa „Bewerbung Sandra Muster“ oder „Bewerbung_Muster“.
Was gehört in das E-Mail-Textfeld?
Immer wieder kommt die Frage auf, was in das eigentliche Textfeld der E-Mail gehört. Soll das Anschreiben hineinkopiert werden – und falls ja, gehört es dann trotzdem noch in die Bewerbung an sich? Oder lieber nur ein kurzer Text in die E-Mail?
Die Meinungen über das richtige Vorgehen gehen auseinander, weshalb es dem Bewerber überlassen bleibt, welche Variante er bevorzugt. Es spricht jedoch vieles dafür, das Anschreiben nicht in das Textfeld zu kopieren. Würde es in diesem Fall nämlich in der Bewerbung belassen, gäbe es eine Dopplung.
Wird das Bewerbungsschreiben aus der eigentlichen Bewerbung herausgenommen, kann es sein, dass es auf dem Weg zum richtigen Empfänger verlorengeht. Wird die Mail intern weitergeleitet, kann das Anschreiben in den Hintergrund rücken. Schlimmstenfalls fehlt es am Ende. Ist dem Entscheidungsträger nicht klar, dass der Fehler im eigenen Haus liegt, kann das so negativ wirken, dass der Bewerber sofort eine Absage erhält.
Besser ist es, im E-Mail-Textfeld in aller Kürze zu erwähnen, worum es geht. Dafür genügen wenige Sätze. So könnte die E-Mail klingen:
„Sehr geehrte Frau Musterfrau,
anbei sende ich Ihnen meine Bewerbung als [Stellenbezeichnung]. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Freundliche Grüße
Sabine Muster“
Oder so:
„Sehr geehrter Herr Mustermann,
angehängt erhalten Sie meine Bewerbung für die Stelle als [Bezeichnung]. Meine Qualifikation und Motivation für diese Position entnehmen Sie bitte meinen Bewerbungsunterlagen.
Mit freundlichen Grüßen
Ernst Muster“
Höflichkeit ist ein Muss
Eine E-Mail mag schnell geschrieben sein. Dennoch sollte sie genauso höflich verfasst sein wie ein Brief. Achten Sie auf eine höfliche Anrede Ihres Ansprechpartners, den Sie namentlich nennen sollten. Immer geeignet ist die Anrede „sehr geehrte/r Frau/Herr…“. Auch „Liebe/r Frau/Herr…“ kann eine Option sein. Je eher anzunehmen ist, dass das Unternehmen großen Wert auf Förmlichkeit legt, desto eher ist allerdings die erste Variante zu bevorzugen.
Auch die Verabschiedung sollte höflich und respektvoll sein. Geeignet sind „freundliche Grüße“, „mit freundlichen Grüßen“ oder auch „viele Grüße“, wenn das Unternehmen vermutlich keinen gesteigerten Wert auf besonders förmliche Formulierungen legt.
Nicht vernachlässigt werden sollte der Betreff der E-Mail. Hier können sich Bewerber am Betreff ihres Anschreibens orientieren. In jedem Fall sollte der Betreff aussagekräftig sein. Geeignet ist etwa: „Bewerbung als [Stelle]“. Falls in der Stellenausschreibung eine Chiffre genannt wird, sollte diese im Betreff ebenfalls erwähnt werden.
Soll ich eine Lesebestätigung anfordern?
Viele Bewerber fragen sich, ob es sinnvoll ist, eine Lesebestätigung anzufordern. So merken sie schließlich sofort, dass die E-Mail angekommen ist. Das mag verlockend sein, ist allerdings keine gute Idee. Den Empfänger kann es nerven, wenn er auf das entsprechende Pop-Up-Fenster reagieren muss. Wenn dieses negative Gefühl mit dem Bewerber verknüpft wird, ist das wenig positiv. Der Bewerber kann dann wie jemand wirken, der Arbeit macht.
Auch, wenn der Aufwand einer Lesebestätigung für den Empfänger gering ist, ist er vermeidbar. Dass die E-Mail nicht ankommt, ist ohnehin äußerst unwahrscheinlich. Und wenn doch, bekäme der Bewerber eine entsprechende Benachrichtigung.
Vorsicht: Diese Fehler sollten Bewerber nicht machen
Eine Bewerbung per E-Mail lässt sich schnell und unkompliziert verschicken. Genau dieser Umstand wird jedoch vielen Bewerbern zum Verhängnis. Wenn sie ihre Unterlagen nicht ausreichend geprüft haben, bevor sie auf ‚senden‘ geklickt haben, oder wenn sie sich bei der Formulierung der eigentlichen E-Mail keine Mühe gegeben haben. Dadurch schleichen sich schnell Rechtschreibfehler oder andere Fehler ein. So etwas fällt negativ auf und kann Bewerber die Aussicht auf den Job kosten.
Ebenso vermeiden sollten es Bewerber, ihre Unterlagen nicht als eine PDF-Datei, sondern in Form mehrerer einzelner Dateien zu verschicken. Die meisten Personaler bevorzugen es, wenn sie alle Unterlagen in der richtigen Reihenfolge in einem Dokument erhalten. Ungeeignet als Format ist Word. Es wirkt weniger professionell als ein PDF und kann inhaltlich verändert werden.
Die E-Mail sollte insgesamt nicht zu groß sein. Macht das Unternehmen Angaben hierzu, sollten sich Bewerber daran unbedingt halten. Falls das nicht der Fall ist, belassen Sie es bei maximal 5 MB. Genau das ist für viele Bewerber ein Problem. Scans in minderer Qualität oder ZIP-Dateien sind dann oft die Folge, um die Dateigröße zu drücken. Beides ist tabu. Schlecht erkennbare Scans fallen negativ auf Sie zurück. ZIP-Dateien können womöglich nicht entpackt werden.
Nicht jede E-Mail-Adresse eignet sich
Wenn die E-Mail zu groß ist, liegt das meist daran, dass der Bewerber keine klaren Prioritäten bei seinen Anlagen gesetzt hat. Schicken Sie nur mit, was unmittelbar relevant für die Stelle ist. Wer etwa einen Studienabschluss hat, braucht das Abiturzeugnis nicht anzuhängen.
Ein Fehler wäre es auch, das Betreff-Feld der E-Mail leer zu lassen. So weiß der Ansprechpartner nicht sofort, worum es geht. Die E-Mail droht unterzugehen. Schicken Sie die Mail außerdem unbedingt an den richtigen Ansprechpartner. Bei einer Initiativbewerbung erfragen Sie am besten vorher, wer das ist.
Bewerber sollten darauf achten, mit welcher E-Mail-Adresse sie ihre Unterlagen verschicken. Was der Bewerber als witzig oder clever empfunden hat, als er sich den Nicknamen ausgesucht hat, findet der Personaler womöglich unpassend und unseriös. Nutzen Sie eine E-Mail-Adresse, die aus Ihrem Namen besteht. Nicht geeignet sind E-Mail-Adressen à la ‚mausi_1995@beispiel.com‘, ‚cooler_typ92‘ oder ‚chica_9376‘.
