Angestellte Arbeitnehmer haben mit der Steuererklärung jedes Jahr die Gelegenheit, sich etwas Geld vom Staat zurückzuholen, sofern sie das möchten. Für Selbständige ist die jährliche Steuererklärung hingegen keine Option, sondern Pflicht. Das gilt auch, wenn du als Kleinunternehmer beim Finanzamt gemeldet bist. Was du bei deiner Steuererklärung als Kleinunternehmer beachten solltest, erfährst du in diesem Beitrag.
Inhaltsübersicht:
Was ist ein Kleinunternehmer und wie wirkt sich die Regelung auf Steuern aus?
Als Selbständiger hast du unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, dich als Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Finanzamt anzumelden. Das kannst du bei deiner generellen Anmeldung beim Finanzamt als Selbständiger oder Freiberufler mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erledigen. Im entsprechenden Bereich im Formular kannst du dich entscheiden, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest oder lieber darauf verzichtest, obwohl du die Voraussetzungen dafür erfüllen würdest.
Diese Option zur Kleinunternehmerregelung besteht allerdings nur, wenn du nur einen bestimmten jährlichen Umsatz machst. Im ersten Jahr darfst du maximal 17.500 Euro einnehmen. Im zweiten Jahr sind es maximal 50.000 Euro. Bei diesen Werten geht es nicht um deinen Gewinn, sondern deine gesamten Einnahmen, also deinen Umsatz.
Die Kleinunternehmerregelung hat für Selbständige viele Vorteile. Vor allem, wer zu Beginn seiner freiberuflichen oder selbständigen Tätigkeit steht, kann davon profitieren. Die Regelung wirkt sich besonders vereinfachend in Steuerfragen aus. Umsatzsteuer musst du nämlich als Kleinunternehmer nicht ausweisen. Somit werden monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen überflüssig. Der Aufwand entfällt für dich als Kleinunternehmer. Auch musst du dem Finanzamt keine vereinnahmte Umsatzsteuer weiterleiten.
Weitere Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Auch für deine Kunden kann es vorteilhaft sein, wenn sie keine Umsatzsteuer auf deine Produkte oder Dienstleistungen bezahlen müssen. Wenn du dich entscheidest, als Kleinunternehmer tätig zu sein, bist du an diese Entscheidung fünf Jahre lang gebunden. Überlege dir deshalb gut, ob eine Tätigkeit als Kleinunternehmer für dich infrage kommt. Übersteigen deine Einnahmen die erlaubten Höchstwerte, giltst du jedoch automatisch nicht mehr als Kleinunternehmer, sondern musst regulär Umsatzsteuer ausweisen und Umsatzsteuervoranmeldungen ans Finanzamt übermitteln.
Wenn du von vornherein weißt, dass du vermutlich mehr verdienen wirst, als erlaubt ist, nützt dir die Regelung wenig. Im Gegenteil: Fällige rückwirkende Zahlungen können teuer werden. Nachteilig kann die Kleinunternehmerregelung auch sein, wenn deine Geschäftspartner hauptsächlich Unternehmen und keine Privatpersonen oder andere Kleinunternehmen sind. Sie können normalerweise Vorsteuer geltend machen – was jedoch nicht möglich ist, wenn du gar keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen darfst. Auch du selbst kannst keine Vorsteuer geltend machen, was unter Umständen zu finanziellen Nachteilen führen kann – etwa, wenn du teure Anschaffungen zu Beginn deiner Tätigkeit als Selbständiger oder Freiberufler hattest, die du dann nicht von der Steuer absetzen kannst.
Informiere dich deshalb im Vorfeld gut über die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung, um die richtige Entscheidung für dich zu treffen. Auch die Regelungen, die zur Steuererklärung gelten, spielen für diese Entscheidung eine wichtige Rolle.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Steuererklärung abgeben?
Als Kleinunternehmer bist du von der Pflicht befreit, auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen. Somit entfallen die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen, die du als frischer Selbständiger in der Regel monatlich abgeben musst. Das bedeutet jedoch nicht, dass du mit dem Thema Steuern gar nichts zu tun hast. In aller Regel musst du auch als Kleinunternehmer deine Steuererklärung abgeben.
Wenn du mit deiner Tätigkeit als Kleinunternehmer pro Jahr mehr als 410 Euro einnimmst, ist eine Steuererklärung Pflicht. Sofern deine Tätigkeit als Kleinunternehmer dein Hauptberuf ist, wirst du also um eine Steuererklärung nicht herumkommen. Praktisch für dich als Kleinunternehmer ist, dass die Steuererklärung durch vereinfachte Regelungen vergleichsweise schnell erledigt ist. Nicht nur du als Kleinunternehmer, sondern auch das Finanzamt hat dadurch weniger Aufwand bei der Prüfung deiner Steuerangelegenheiten.
Du hast bis zum 31. Juli jedes Jahres Zeit, deine Steuererklärung(en) beim Finanzamt einzureichen. Das geschieht in aller Regel online über das entsprechende ELSTER-Formular. Wenn dir ein Steuerberater mit der Steuererklärung hilft, verlängert sich die Frist bis Ende Februar des darauffolgenden Jahres. Die Abgabe von ausgedruckten Formularen statt der ELSTER-Formulare ist inzwischen nur noch auf Antrag und nur in bestimmten Fällen möglich.
Welche Steuern und Formulare spielen für die Steuererklärung als Kleinunternehmer eine Rolle?
Welche Steuern du zahlen musst, hängt von deinen Einnahmen ab. Die Basis deiner Steuererklärung ist dein Gewinn in einem bestimmten Zeitraum, der in der Regel das letzte Jahr betrifft. Deinen Gewinn kannst du als Kleinunternehmer in den meisten Fällen durch die vergleichsweise simple Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.
Das ist möglich, sofern dein Gewinn nicht mehr als 60.000 Euro im betreffenden Jahr betragen hat. Eine umfangreichere Bilanzierung in Form der E-Bilanz ist dann nicht mehr erforderlich. Als Kleinunternehmer wirst du in diesen Bereich fallen, weil du sonst gar nicht als Kleinunternehmer gelten könntest.
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) dient der Gewinnermittlung. Deinen Einnahmen werden alle relevanten Betriebsausgaben gegenübergestellt. Relevant sind die Bruttobeträge, sowohl bei deinen Einnahmen, als auch deinen Ausgaben. Wenn du zum Beispiel einen Drucker gekauft hast, musst du in der EÜR den vollen Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer angeben.
Wenn du alle Angaben gemacht hast, erfährst du, welchen Gewinn du im entsprechenden Zeitraum gemacht hast. Dein Gewinn dient als Basis zur Ermittlung deiner Steuerlast durch das Finanzamt. Sammle für die EÜR Belege über deine Einnahmen und Ausgaben. Je besser du deine Unterlagen organisiert hast, desto schneller geht deine Steuererklärung.
Deinen in der EÜR ermittelten Gewinn nutzt du dann für weitere Formulare bei der Steuererklärung, etwa für die Umsatzsteuer- und die Einkommensteuererklärung.
Was ist mit Einkommen- und Gewerbesteuer als Kleinunternehmer?
Außerdem musst du als Selbständiger und als Kleinunternehmer deine Einkommensteuererklärung abgeben. Zur Berechnung deiner Steuerlast wird der Gewinn herangezogen, der aus der EÜR hervorgeht. In deiner Einkommensteuererklärung kannst du zum Beispiel Vorsorgeaufwand in Form von deiner Kranken- und Pflegeversicherung geltend machen. Dieser wird dann von dem zu versteuernden Betrag abgezogen.
Ob du als Kleinunternehmer Einkommensteuer zahlen musst, hängt von der Höhe deiner Einnahmen ab. Der Freibetrag liegt seit dem 1. Januar 2019 für ledige Personen bei 9.168 Euro pro Jahr. Für Verheiratete sind es 18.336 Euro. Wenn du mehr verdient hast, musst du Einkommensteuer zahlen. Der Steuersatz bemisst sich dann an der Höhe deines Einkommens. Übrigens: Auch, wenn du so wenig verdienst, dass du keine Einkommensteuer zahlen musst, bist du verpflichtet, als Selbständiger eine jährliche Einkommensteuererklärung abzugeben.
Gewerbesteuer musst du hingegen in der Regel als Kleinunternehmer nicht zahlen. Du müsstest nur Gewerbesteuer zahlen, wenn du mehr erwirtschaftest als den jährlichen Freibetrag von 24.500 Euro. Als Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz von 17.500 Euro liegst du jedoch innerhalb des Freibetrags, der sich auf deinen Gewinn bezieht. Eine entsprechende Erklärung musst du als Kleinunternehmer im Rahmen der Einkommensteuererklärung dennoch abgeben, sofern du als Gewerbetreibender tätig bist.
Wie es sich mit der Umsatzsteuererklärung als Kleinunternehmer verhält
Auch, wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer zahlen und keine Umsatzsteuervoranmeldungen machen musst und auch keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen darfst, ist eine jährliche Umsatzsteuererklärung doch in den meisten Fällen Pflicht. Oft reicht es aus, wenn du dabei die Umsätze der vergangenen beiden Jahre angibst – also den Umsatz aus dem Vorjahr und den Umsatz aus dem Jahr, auf das sich die Umsatzsteuererklärung eigentlich bezieht.
Die konkrete Ausgestaltung und das Prozedere hängen nicht zuletzt von den Wünschen des zuständigen Finanzamts ab. Die meisten Finanzämter verlangen auch von Kleinunternehmern eine jährliche Umsatzsteuererklärung. Das ermöglicht es dem Finanzamt, zu prüfen, ob du noch die Voraussetzungen erfüllst, um als Kleinunternehmer tätig zu sein.
Umsatzsteuer musst du trotz der Pflicht zur Umsatzsteuererklärung als Kleinunternehmer nicht zahlen – sofern du im Vorjahr die Umsatzgrenze von 17.500 Euro nicht überschritten hast und auch im laufenden Jahr aller Voraussicht nach nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen wirst.
Die Umsatzsteuererklärung selbst ist als Kleinunternehmer in der Regel sehr schnell ausgefüllt. Du musst nur angeben, dass du im betreffenden Zeitraum keine Umsatzsteuer vereinnahmt hast.
Weitere mögliche Steuern und relevante Formulare bei der Steuererklärung als Kleinunternehmer
Gegebenenfalls spielen für dich als Kleinunternehmer noch weitere Steuern oder Formulare bei der Steuererklärung eine Rolle. Wenn du zum Beispiel als Unternehmer Produkte in einen anderen EU-Staat geliefert hast, musst du das in der Anlage UR zur Umsatzsteuererklärung angeben. Besteuert wird diese Transaktion in der Regel als innergemeinschaftliche Lieferung nicht.
In vielen Fällen ist Vorsicht geboten, wenn du als Kleinunternehmer international Geschäfte machen möchtest. Meist gilt für dich die Regelbesteuerung, die von der Kleinunternehmerregelung teilweise deutlich abweicht. Relevant sind unter anderem Steuervorschriften und Vorschriften zu Ausfuhr und Meldung, die für internationale Geschäfte gelten. Die Vorschriften sind mitunter komplex.
Es kommt dabei unter anderem darauf an, ob du selbst Waren oder Dienstleistungen an ausländische Kunden verkaufst, ob du im Ausland Waren einkaufst oder ob du internationale Geschäfte mit anderen Unternehmen machen möchtest. Wenn du in diesem Bereich tätig bist, ist es unbedingt empfehlenswert, einen diesbezüglich erfahrenen Steuerberater hinzuzuziehen.
